En virtud de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, a partir del próximo 15 de enero de 2015, si usted es proveedor por la prestación de servicios y/o entrega de bienes a las Administraciones Públicas deberá de emitir la correspondiente factura electrónica.
1.-¿Quiénes están obligados a emitir una factura electrónica?
De acuerdo con el artículo 4 de dicha disposición, están obligados a la emisión de la factura electrónica las siguientes entidades:
- Sociedades anónimas.
- Sociedades de responsabilidad limitada.
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español.
- Uniones temporales de empresas.
- Agrupación de interés económico. Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.
No obstante, las Administraciones Públicas pueden excluir de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros.
2.-¿Cómo se puede crear una factura electrónica?
Para poder crear una factura electrónica, de acuerdo con los requisitos exigidos por la normativa, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo facilita un programa informático gratuito que puede ser descargado en el siguiente link: www.facturae.gob.es
Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá incorporar la siguiente información adicional:
- Oficina contable
- Órgano gestor
- Unidad tramitadora
La administración con la que trabaje le proporcionará la información anteriormente mencionada.
3.-¿Cómo se firma una factura electrónica para la Administración Pública?
Para firmar electrónicamente una factura dirigida a una Administración Pública es necesario disponer de certificado electrónico reconocido.
4.-Envío de factura electrónica: punto general de entrada
El punto general de entrada de facturas electrónicas es la solución de intermediación entre quien presenta la factura y la oficina contable competente para su registro.
Las facturas electrónicas dirigidas a las Administraciones Públicas se enviaran en el plazo de 30 días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y entidades locales.
El punto general de entrada de la Administración del Estado se denomina FACe. Se puede acceder al mismo a través de la página web: www.face.gob.es (en la sección de Directorio de la misma se encuentra la relación de oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras que pueden recibir facturas). Adicionalmente comentar que dicho sistema acepta ficheros anexos a las facturas.
Si se utilizara el programa informático gratuito del Ministerio de Industria mencionado anteriormente, éste conectará directamente con dicho punto general de entrada.
El envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas tengan que registrarse en un registro administrativo.
5.-Procedimiento para la tramitación de la factura electrónica
El registro administrativo en el que se reciba la factura la remitirá inmediatamente a la oficina contable competente para la anotación en el registro contable de la factura.
Las facturas electrónicas presentadas en el correspondiente punto general de entrada, serán puestas a disposición o remitidas electrónicamente, mediante un servicio automático proporcionado por dicho punto, al registro contable de facturas que corresponda en función de la oficina contable que figura en la factura.
6.-¿Qué se tiene que hacer con las facturas electrónicas una vez que han sido enviadas a la Administración Pública?
Existe obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo de 4 años, al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.
7.-Enlaces externos para consultas sobre la factura electrónica
- Ministerio de Industria, Energía y Turismo
- Agencia Tributaria
- Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas